Kullanıcılar için Tümleşik İletişim [Video]

Buradasınız

Tümleşik İletişim hakkında bilgi için tıklayınız.
Video Metni
Semih, TemKimya firmasında Satış Yetkilisi olarak çalışıyor. Çalıştığı şirket kısa bir süre önce İletişim Sistemi olarak Karel UCAP satın aldı, fakat Semih kullanıcı eğitimini kaçırdı. Bu nedenle iş hayatını kolaylaştıracak Karel UCAP’ i nasıl kullanacağını bilmiyor.
Semih, bunu yapmak çok kolay! Hatta daha ileri düzey özellikleri de kullanmak ve yapılandırmak için tek yapman gereken; web tarayıcının adres çubuğuna ucap.temkimya.com yazarak sistemin kişisel yönetim arayüzüne bağlanmak ve ayarları yapmak.
Öncelikle açılan sayfada, kullanıcı adı ve şifreni girmen gerekecek. Kullanıcı adı yerine dahili numaranı, “Pin Değeri” olarak sesli mesaj sistemine giriş şifreni yazmalısın.
Açılan ilk sayfa, senin “sesli mesaj” kutundur.
Sana bırakılan sesli mesajların; kim tarafından, ne zaman bırakıldığı gibi bilgilere buradan ulaşabilir, bırakılan mesajı ,“Diğer” menüsünden taşıyabilir veya silebilirsin.
 Sesli mesajları dinlemek için mesajın yanındaki ok işaretine tıklaman yeterli.
UCAP üzerindeki sesli konferans odandan yaptığın görüşmelerin kayıtlarına da bu alandan benzer şekilde ulaşabilirsin.
Üst bölümde yer alan ikinci sekme “Bilgilerim” sekmesidir.
Şu anda “Erişim Bilgileri” sayfasında bulunuyorsun; bu sayfa; diğer UCAP kullanıcıları tarafından görüntülenebilecek kişisel bilgilerini içerir.
Sol bölümdeki ikinci sayfa, Tümleşik Mesajlaşma ile ilgilidir. Bu bölümden; başlangıçta girdiğin parolayı, sesli mesaj karşılama anonsunu, sesli mesaj ve faks uyarı e-mail adresini ve uyarı tipini değiştirebilirsin.
Tümleşik iletişimin özelliği olarak, bırakılan sesli mesajlar ve faks mesajları, bu alanlara girilen e-posta adreslerine yönlendirilebilir, sesli mesajları gelen e-posta aracılığıyla kolaylıkla dinleyebilirsin.
Bir altta yer alan “Dağıtım Listesi”, sesli mesaj kutusunu arayarak kaydettiğin sesli mesajı, burada belirleyebileceğin numaralara toplu olarak göndermeni sağlar.
Karel UCAP’in, işini en çok kolaylaştıracak özelliklerden bir tanesi de sesli konferans odalarıdır. Konferans odası, şirket içinden veya dışından belirleyeceğin kişilerle aynı anda konuşabileceğin sanal bir odadır.
Konferans sayfasında; sana özel tanımlanan konferans odasına ilişkin ayarları yapabilirsin. Konferans odasının adına tıkladığında yeni bir menü açılır.
İlk açılışta karşına çıkan “konfigürasyon” sayfasında; konferans odasının açıklamasını değiştirebilir, diğer kullanıcıların konferansa katılabilmeleri için girecekleri PIN numarasını belirleyebilir, konferans görüşmelerinin otomatik olarak kaydedilmesini sağlayabilir, katılımcı sayısı için bir limit belirleyebilir ve katılımcıların konferans başlayana kadar dinleyebilecekleri bir fon müziği seçebilirsin.   
“Katılımcılar” sayfasında; konferansa davet etme, seçilen katılımcıların mikrofonlarını açma/kapama ve gerekli durumlarda seçilen katılımcıları konferans odasından çıkarma işlemlerini yapabilirsin.
Dilersen “Ön Tanımlı Konferans” sayfasından, katılımcıları sabit kalacak şekilde de tanımlayabilirsin.
“Anlık mesajlaşma sohbet odası” sayfasından ise; konferans sırasında kişilerle anlık mesajlaşmayı sağlayan ayarları yapabilirsin.
Tümleşik iletişimin pratik özelliklerinden birisi de anlık mesajlaşmadır. UCAP ile entegre olarak çalışan anlık mesaj uygulaması ile kişilerin meşguliyet durumlarını görüntüleyebilir, anlık mesaj yollayabilir, dosya paylaşımında bulunabilirsin.
“Bilgilerim” üst menüsüne dönerek, “anlık mesajlaşma ” sekmesine tıklarsan, bu bölümde yapılabilecek ayarları görüntüleyebilirsin.
UCAP’ in Arama özelliklerine dönecek olursak; sisteme “Bekletme müziği” tanımlayarak telefonda bekleyen kişiye tercih ettiğin bir müziği dinletebilirsin.
Robot operatör; sen telefonu açmadığında arayan kişileri karşılayan sanal bir sekreterdir. Robot operatörü kullanarak, kendi sesinden kişisel karşılama mesajı kaydedebilir ve bir menü oluşturarak tuşlanacak rakamlarla çağrıları belirlediğin numaralara yönlendirebilirsin.
“Yardımcı” olarak isimlendirilen son sayfada ise konferans ve sesli mesaj ile ilgili ayarları yapabilirsin.
Senin için son derece faydalı olacak diğer bir sekme de “Çağrı Yönlendirme”dir. Şirket dışındayken dahili numaradan arayan kişiler sana ulaşamazlar. Fakat bu sekmeden yapacağın ayarlar ile arayan kişileri belirlediğin süre sonunda belirlediğin numaralara aktarman mümkündür. Açılan menüden “Eşzamanlı”yı seçerek, hem dahili numaranın hem de belirleyeceğin diğer telefonlarının aynı anda çalmasını sağlayabilirsin. Üstelik “Paralel çaldırma” olarak isimlendirilen bu özellikte herhangi bir cihaz sayısı kısıtı da yoktur. Akşam saatleri, hafta sonu, öğle arası gibi çok sayıda kural tatımlayabilirsin.
İlave olarak, alt sayfadan yönlendirme için zaman aralıkları belirleyebilirsin. Örneğin mesai saatleri dışında aramaların cep telefonuna yönlendirilmesi gibi.
Çağrıya cevap vermediğin durumda kişisel karşılama mesajın devreye girecektir.
Yan sekmeden devam edecek olursak; eğer telefonunun tuşlarına hızlı arama için numara eklemek istiyorsan, bu menüden ayarlarını yapabilirsin.
Bir sonraki sekme, geçmiş çağrılarını görüntüleyebileceğin “Çağrı Geçmişi”dir. Bu sayfada cevapsız aramalarını, seni arayan veya senin aradığın numaraları; tarih, saat, konuşma süresi gibi bilgilerle birlikte görüntüleyebilir, istersen listedeki numaralara tıklayarak, telefon ile çevirmeye gerek kalmadan aramaya başlatabilirsin.
Ayrıca çağrı geçmişine ilişkin tarih aralığını da düzenleyebilirsin.
Sonraki sekmeden, şirket telefon rehberine ulaşabilir, istersen bu rehbere kişi ekleyebilir veya telefon rehberini bilgisayarına indirebilirsin.
Ve son olarak, “Telefonlar” menüsünde,  bir veya daha fazla telefonun varsa bunları görüntüleyebilirsin.
Semih, bu kısa bilgilerle Karel UCAP Tümleşik İletişim Sisteminin kullanıcı arayüzünü nasıl kullanacağını ve daha verimli çalışmak için yapabileceğin ayarları öğrendin. Daha fazla bilgi için Bilgi Teknolojileri Ekibinden destek alabilirsin. Tümleşik İletişim Hakkında bilgi ve ipuçları için Karel’i facebook ve twitter üzerinden takip edebilirsin.

Yazar: Emrah Yetimler

BENZER YAZILAR

Yeni yorum ekle


 Karel Teknoloji