Karel ViPort ile
Yüz Yüze Toplantılar

Güvenlik, teknolojik ürün ve sistemlerde en önemli etkenlerden birisidir. Şifreleme (encryption), verilerin insanlar ve diğer bilgisayarlar tarafından okunmasını engellemek ve içeriğin aslına ulaşılmasının önüne geçmek amacıyla yapılan işlemleridir. BT dünyasında şifreleme, verilerin okunabilir bir biçimden yalnızca şifresi çözüldükten sonra okunabilecek veya işlenebilecek bir kodlanmış biçime dönüştürmektir. Profesyonel video konferans sistemlerine geldiğimizde, hem yazılım hem de donanım elemanlarınızın AES (Gelişmiş Şifreleme Standardı), TLS veya SRTP gibi standartlar taşımasında fayda var.

Video konferans fiyatı almadan önce kullanıcılarınızın yani, ekibinizin ve müşterilerinizin taleplerini bilmeniz gerekiyor. İhtiyacınızı tam olarak karşılamayacak bir ürün almak ileride daha yüksek ek satın alma maliyetlerine yol açmakla birlikte verimlilik kayıplarına da neden olabilir. Doğru konferans cihazını ve sistemini seçebilmek için öncelikle, toplantıların nasıl işlendiğini, ne kadar sürdüğünü ve her bir oturuma kaç kişinin katıldığını keşfedin. Kullanıcı sayınızı belirledikten sonra sisteminizi aramanız önemli. Çünkü bazı servislerle onlarca kişiyi eş zamanlı görüşmeye almanız mümkünken, bazılarında ise sisteminizi katılımcı sayısına göre seçip ödeme yapıyorsunuz.

Video konferans sisteminize karar vermeden önce toplantılarınızın planlı mı yoksa spontane mi gerçekleştiğini göz önünde bulundurmanızda fayda var. Çünkü telekonferansların avantaj sağladığı noktaların başında iş gezileri veya spontane toplantılar gibi durumlarda kullanıcıların toplantılara uzaktan da bağlı olmalarını sağlar. Home ofis çalışma veya corona dolayısıyla evden çalışma gibi durumlarda büyük kolaylık sağlar. Mobil erişilebilirlik özelliği konferanslara mobil (Android ve iOS cihazlar), bilgisayar (Mac, Windows ve Linux işletim sistemli) ve WebRTC üzerinden internet olan her yerden bağlantı imkanı sunar.

Grup konferanslarınızı daha interaktif hale getirmenin bir başka yolu ekran paylaşımıyla katılımcıları sunumunuza bağlı tutmaktır. Ekran paylaşım özelliği, sunumunuzda bahsettiğiniz önemli noktaları göstermek istediğinizde işinizi oldukça kolaylaştıracak bir özelliktir.

Karel Bulutta Konferans sisteminde olduğu gibi, çoklu görüntülü konuşma yapılabilen uygulamalarda HDMI girişi sayesinde toplantılarda kullandığınız cihazlar üzerinden sunum, resim veya ses dosyası gibi içerikleriniz ile birlikte sorunsuz görüntü ve ses aktarımı imkanı bulabilirsiniz.

Görüntülü konferans görüşmelerinizin önemli ve daha sonra hatırlamak isteyeceğiniz noktalarını kaydetme ihtiyacı duyabilirsiniz. Görüntü veya ses kayıt özelliği, konferanslarda altını çizmek istediğiniz yerleri kaydedip tekrar oynatmanızı sağlar. Not tutma konusunda iyi olmayan katılımcılar için de geçmiş toplantıları arşivlemek oldukça verimli olacaktır.

Bazı işletmelerde video konferans sistemlerinin düzenli bir iletişim aracı olarak benimsenmemesinin sebebi, videonun genellikle maliyetli bir çözüm olarak algılanması olabilir. Ancak bu görüş özellikle genç kuşaklar işgücüne katıldıkça değişiyor. Ayrıca bulut tabanlı iletişim sistemleri de yönetim yükünü ve bilişim altyapısına harcanan maliyeti azalttığı için oldukça kullanışlı ve gün geçtikçe daha da popüler olan servisler. Sisteminize karar verirken sadece sistem maliyetini değil, uç birimi, destek, genişletme, bakım maliyetlerini de inceleyin. Bazen ürünler satın alırken ucuz ama kullanırken çok pahalı olabiliyorlar. Bu yüzden görüntülü konferans sistemi fiyatı alırken, satın alma maliyetiyle birlikte kullanım maliyetlerini de göz önünde bulundurmanız gerekir.