Tümleşik İletişim Çözümlerini ifade ederken gerçek zamanlı ve gerçek zamanlı olmayan farklı iletişim metodlarını tek bir platform üzerinde birleştiren iletişim sistemlerinden bahsediyoruz. Bu çözümler bu nedenle ses, veri, video, multimedia iletişimi ve uygulamalarını birleştirecek ve gelecekteki ihtiyaçlara göre geliştirilebilecek özelliklere sahip olmalı. Fakat sadece çözümün kapasitesi doğru sonuç için yeterli mi? Elbette hayır.
Kurumsal iletişimde doğru çözümü doğru projelendirme ile işletmeye uyarlaması başarı için temel şarttır. Bu nedenle doğru Tümleşik İletişim (Unified Communications - UC) uygulaması ve izlenmesi için gerekli bazı proje aşamaları bulunuyor:
Aşama 1: Tümleşik İletişim uygulamasının gerekçelendirilmesi
Aşama 2: Proje planının geliştirilmesi
Aşama 3: Tedarikçi veya tedarikçilerin seçimi
Bu aşamaları biraz inceleyelim...
Tümleşik İletişim Uygulamasının Gerekçelendirilmesi
Kurumsal iletişim yatırımı ihtiyacını karşılamak için Tümleşik İletişim Platformunun faydalarını ve oluşacak katma değeri ortaya koymak bu aşamanın ilk adımıdır. Uygulamanın genel faydalarına şöyle bir bakacak olursak; müşteri memnuniyeti, maliyet faydası, verimlilik, şirket içi iletişimde kolaylık ve durum bilgisi ile uyum içinde bir çalışma ortamı sağlama...
Hiç bir işletme zengin görünsün diye ihtiyacı olmayan bir çözüme yatırım yapmaz. Kurumsal yatırımlar rasyonel kararlardır ve doğru gerekçelendirmeleri şarttır. Bu nedenle sonraki adım Tümleşik İletişim yatırımının ikna edici gerekçelerini belirlemektir. Bu adımda dikkat çeken noktalar özellikle IP teknolojisi ile sabit maliyet tasarrufu ve iş değeri yaratmasıdır. IP üzerinden yönetim, kontrol, iletişim sağlama bir kolaylık; yazılım ve donanımların geliştirilebilirliği ilk sahip olma maliyetini 3-5 yıl içinde önemli ölçüde amorti eder. Tümleşik İletişimden bahsederken VoIP teknolojisine değinmemek olmaz. VoIP ile ses ve veri iletimini kolay ve sorunsuzca sağlarsınız. Tümleşik iletişimin yaratabileceği diğer ek verimlilik ve iyileştirmeleri de işletmeniz için belirleyerek katkılara eklemelisiniz.
Proje Planının Geliştirilmesi
Proje planının ilk adımı olarak paydaşları belirlerken çeşitli iş türlerinden, bölgelerden ve iş birimlerinden oluşan, yenilik ve değişime açık bir ekip oluşturmaya dikkat edilmelidir. Özellikle yatırım kararını verecek kişileri ve/veya para kimin cebinden çıkacaksa bu kişileri plana dahil etmek proje başarısı ve süresi için hayati öneme sahiptir. Örgüt yapısını Tümleşik iletişim için organize etmek planın geliştirilmesinde ikinci adımdır. IP altyapı ile servis sağlayıcı hizmet ve çalışanların doğru konumlandırılması, BT departmanı ile telekom personelinin artan etkileşimi sonucu ortak yönetim alanına dahil olması yeni düzenlemeler için yaygın işlemlerdir.
Tedarikçi Seçimi
Tümleşik İletişim çözümü için seçtiğiniz tedarikçi kurulum, kullanım, uzun zamanlı geliştirme, yapılandırma ve en önemlisi destek işlemlerinizde kolaylık sağlar veya tam tersi bu işlemleri güçleştirebilir. Bu yüzden ihtiyaçlarınızı karşılayacak, sistem fonksiyonlarını kuracak ve destek verecek uzman bir tedarikçi ile çalışmanız şarttır. Özellikle yerli üreticilerin yerel ihtiyaçları karşılama konusundaki üstünlükleri, yaygın tedarik ve destek ağı dikkate alınmalıdır.
Çalışma tablosu, proje özellikleri, organizasyon ve satıcı sorumlulukları, satıcı performans düzeyleri, test prosedürleri ve kabul planları iyi belirlenmiş bir nihai sözleşme yapmanız bu aşamada çok önemlidir.
Ayrıca teknik olarak gelişmiş, entegrasyon ve esneklik sağlayan, ölçeklenebilir, sistem güvenliğine önem veren uygulamalar sağlaması tedarikçi seçimizde önemli etkenler olmalıdır.
Makalenin “teknik zorluklar” ve “kritik başarı faktörleri” konularını da içeren tam versiyonu için tıklayınız [.pdf ]
Bu yazıyı okuyanlar bunları da okudu:
BT Proje Maliyetleri Nasıl Kontrol Edilebilir?
Tümleşik İletişimde Olmazsa Olmazlar
BT Bölümleri İçin Tümleşik İletişim Satın Alma Rehberi
